Comment faire une signature automatique sur Gmail ?

Une adresse électronique ça vous dit certainement quelque chose à notre ère. Dans un monde de plus en plus digitalisé, cela reste inconcevable de ne pas en posséder. Si vous n’en avez pas, vous êtes touché par le fléau numérique que je décris dans cet article.

Pourquoi Gmail?

De tous les clients de messageries gratuits, Gmail reste le plus utilisé devant Yahoo et Outlook. Le 26 Octobre 2018, Google annonce avoir enregistré 1,5 milliards de comptes Gmail. Lorsque j’estime les doublons, je dirai autour de 1, 2 milliards. Il faut avouer que la politique de Google n’offre pas d’alternative. Le slogan est clair: Gmail ou sans Google.

Sans donc un compte Gmail, vous ne pouvez profiter pleinement des services comme YouTube, google calandar, google drive, google sauvegarde, google contacts, google forms, google maps, google cloud…

Ainsi, mon choix pour gmail vient du fait que je suis sûr de toucher un plus grand nombre de lecteurs.

Pour ceux qui sont sur Outlook, voici comment créer et ajouter une signature à des messages.

Pourquoi faut il avoir une signature automatique?

Vous pouvez décider d’avoir ou non une signature automatique pour votre mail. Dans les deux cas, vous aurez choisi d’augmenter/baisser de niveau. Augmenter de niveau c’est choisir de montrer à vos contacts que vous êtes professionnel. Et croyez moi une signature bien faite peut jouer en votre faveur. Sur cette image, vous voyez deux messages, l’un sans signature et l’autre avec. Que ressentez vous?

Avouez le, au prime abord avant même de consulter les CV, vous donnez plus de crédit au mail avec signature.

Vous ne savez pas toujours à qui vous écrivez, autant laisser une bonne impression. En effet, avoir une signature c’est aussi une façon de vous présenter subtilement à votre destinataire. Vous pouvez vous vendre ou vendre implicitement votre activité. Ceux à qui vous écrivez découvrent qui vous êtes et ce que vous faites selon les informations que vous renseignez.

Enfin, rendre la signature automatique vous permet de gagner du temps car vous n’avez pas à l’ajouter à la fin de chaque mail.

Les deux façons de procéder

Il existe deux façons d’avoir une signature automatique: la configuration depuis un ordinateur ou depuis votre smartphone. Contrairement à cette méthode, la première façon vous offre plus d’options (insertion d’image ou de logo, formatage du texte, code HTML…).

Cela signifie que si vous envoyez un mail depuis votre ordinateur, ce serait la signature définie à ce niveau qui s’affichera chez votre destinataire alors que si le mail est envoyé depuis votre smartphone ce serait la signature définie sur celui ci.

Si jusque là tout semble clair, alors passons à quoi mettre dans votre signature.

Comment définir une bonne signature ?

Ne cherchez surtout pas à raconter votre vie pour ne pas surcharger inutilement la signature. Commencez par votre Nom et Prénom avec titre honorifique (si possible) comme Dr. (Docteur) ou Ing. (Ingénieur). Insérez votre profession principale et au besoin d’autres, secondaires. Ensuite, pensez à mettre vos médias sociaux ou un média social jugé pertinent (un simple lien sur le nom du réseau social suffit largement). Pour trouver ce lien ou url, rendez vous sur votre propre profil puis un clic droit dans la barre d’url en haut de la page (CTRL + A pour sélectionner puis CTRL + C pour copier). Au niveau de la zone de signature, sélectionnez le nom du réseau social, cliquez sur puis collez l’url (CTRL + V) dans le cadre réservé à Adresse Web.

Vous pouvez aussi renseigner votre numéro de téléphone (avec l’indicatif), une autre adresse électronique et/ou votre identifiant Skype. Si vous avez un blog ou un site web pour votre activité principale, n’hésitez pas à mettre son lien sur le nom du blog ou de l’entreprise.

Voici donc deux exemples de signatures qui pourraient vous inspirer.

A ce stade, vous avez déjà préparé votre signature. Alors, passons à la phase pratique.

Configuration de la signature sur votre smartphone

Rendez vous dans votre application de messagerie Gmail , cliquez sur l’icone puis en bas sur  »Paramètres ». Choisissez l’email pour lequel vous souhaitez définir une signature puis rendez vous dans l’option Signature mobile qui devrait être marquée non définie. Renseignez à ce niveau votre signature puis validez par OK.

NB: Ici, le formatage du texte n’est pas possible. Vous pouvez néanmoins aller à la ligne.

Configuration de la signature sur votre ordinateur

Ouvrez Gmail. Repérez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Dans le menu qui s’affiche rendez vous dans Paramètres puis scrollez vers le bas jusqu’à Signature.

Pour commencer, cochez le second point en dessous de  »Aucune signature ». Dans le cadre présenté, renseignez votre signature. Par défaut, elle s’affiche à la fin de vos messages après une ligne  »– ». Cochez la case en dessous du cadre si vous souhaitez voir votre signature s’afficher au dessus des messages.

N’oubliez pas qu’ici vous avez la possibilité de formater le texte comme vous le souhaitez (le choix de la police, la taille du texte, mise en gras et ou en italique, le soulignement, couleurs de l’arrière-plan et du texte, lien hypertexte vers une adresse web ou e-mail, insertion d’image…). L’image ci dessous présente les différentes options de formatage.

Une fois votre signature définie, validez en cliquant sur Enregistrer les modifications en bas de page.

Il est possible d’insérer une signature HTML à ce niveau. A moins d’avoir de bonnes bases en HTML, je vous conseille de passer par des services en ligne comme : Boost My Mail, ZippySig, WiseStamp, Assitance Email, Si.gnatu.re, MySignature, Signature Maker.

Vous pouvez en savoir un peu plus sur chacun de ces services ici. Dans tous les cas, à ce stade, vous avez déjà de quoi faire une signature automatique professionnelle dans votre Gmail.

Personnellement, j’adore les commentaires. N’hésitez pas à en laisser si vous avez quelque chose à apporter sur l’article ou une question à poser. Je me ferai un plaisir de vous répondre. A très vite pour un nouvel article!

A propos de l'auteur
Ingénieur de formation, Jean-Baptiste GOUGNON est un spécialiste des sites internet, applications web/mobiles qui allient Design-Marketing-Développement. Quand il n'est pas devant un projet web, il écrit...

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